Expor em feiras é uma das formas de prospectar mercado, conhecer concorrentes e avaliar tendências. Mas como aproveitar melhor as feiras de negócios? A seguir segue algumas dicas que podem contribuir para o sucesso de quem for expositor.

Primeiramente, é importante destacar que existem basicamente dois tipos de feiras, sob o ponto de vista de quem é expositor: aquelas que são no formato B2B (Business to Business) e outras no modelo B2C (Business to Consumer).

As feiras no modelo B2B são aquelas no formato “Empresa para empresa”, onde muitos negócios são gerados pós feira e a proposta principal é realizar contatos com expectativa de fechamento posterior. Por isso que não se deve esperar que tenha retorno de investimento na própria feira.

As feiras B2C são aquelas no formato “Empresa para consumidor”, onde caracteriza-se venda à consumidor final, pessoas físicas. Nessas, o foco principal é a venda direta na feira, sendo geralmente eventos festivos ou exposições. Nesse tipo de feira, é esperado que ela se pague ao seu término, mas também pode-se trabalhar prospecções pós evento.

As dicas a seguir são direcionadas aos expositores das feiras de negócio, de “empresa para empresa”:

ANTES DA FEIRA

É importante que o cumprimento de etapas anteriores à participação de uma feira. Essa providência pode contribuir para evitar muitos erros e surpresas durante e pós evento. O planejamento é essencial para essa etapa, podendo ser dividido nos seguintes tópicos:

1. Qual feira vou participar? Pode ficar caro participar de todas as feiras do setor, e mais “caro” ainda se participar da feira errada. Então é importante verificar quais feiras são relevantes ao negócio da empresa. (veja no site http://www.ubrafe.org.br as principais feiras do Brasil). Além disso, consulte seus contatos que já tenham participado das feiras que você tem interesse. E na dúvida ou receio de participar, uma dica é ir primeiro como visitante para avaliar de que forma você pode expor numa próxima edição.

2. Qual meu objetivo em expor numa feira de negócios? Esse tópico está relacionado ao primeiro. Dependendo do tipo de feira, a sua empresa deve ter um objetivo, que não necessariamente é "vender e vender". É possível trabalhar a feira como um ambiente para pesquisar a concorrência, identificar tendências, construir uma base de dados com os contatos, encontrar novos fornecedores, fortalecer clientes atuais, aumentar a visibilidade da empresa, fazer lançamento de produtos, aumentar as vendas de uma determinada linha, expor conteúdo, etc... O importante é ter muito claro qual o objetivo, e por consequência determinar metas mensuráveis. Se o objetivo é aumentar a rede de contatos, qual a meta do número de contatos? Se o objetivo é conhecer produtos concorrentes, quantos produtos ou concorrentes tem que ser visitados e conhecidos? Se o objetivo é aumentar as vendas, qual o valor de vendas esperado para clientes da feira, e em que prazo? Obviamente que dependendo do objetivo, o retorno poderá vir a médio ou longo prazo.

3. Quanto tenho disponível para investir? É necessário estabelecer um valor de investimento, tanto para a feira, como montagem e desmontagem de estande, material de divulgação, contratação de pessoal, alimentação, hospedagem, entre outros. Lembre que feiras de negócios, em sua grande maioria, trazem resultado a médio e longo prazo para a empresa, mas o investimento é no presente. Faz-se necessário ter recursos de caixa para “plantar hoje e colher no futuro”.

4. Como vai ser minha atuação e comunicação na feira? Parece uma questão óbvia, talvez você pense... “Vender, atender clientes...”. A venda é o resultado das ações que você vai fazer na feira. De que forma será abordado o visitante? Qual perfil de visitante será abordado? Qual a mensagem que o estande vai passar para o cliente? Se você contratar promotores, qual discurso vai ser alinhado com eles? Que tipo de material será entregue? Quais concorrentes serão visitados? Como vou coletar os dados do visitante? Quais as palestras e eventos que vou participar na feira? Caso tenha rodada de negócios, qual a agenda de reuniões? Com qual empresa vou conversar na rodada? Essas e muitas outras reflexões são necessárias para que quando comece a feira, não se questione.. “E agora? De que forma agimos?” Ou ainda, ficar abordando todas as pessoas, causando cansaço e desgaste de imagem para sua empresa. Nessa etapa deve ser conhecido o mapa da feira e o manual do expositor, a fim de saber a localização dos estandes, as regras, os eventos paralelos, entre outros. Reflita sobre qual mensagem você quer passar para o visitante. Também é necessário analisar a política comercial da empresa para a feira, como quais as condições especiais de pagamento, pedido mínimo, preço promocional, entre outros.

.

5. Divulgue a feira:  Não espere somente pela divulgação da organização da feira. Faça contatos com seus clientes novos e antigos, divulgue junto aos contatos de sua empresa, nas redes sociais, faça um engajamento para que as pessoas visitem a feira e, principalmente, seu estande.

DURANTE A FEIRA

É a etapa de colocar em prática o que foi planejado. O que não significa que não possa ser revisado e/ou ajustado o que foi estabelecido anteriormente.

6. Negociação: Esteja preparado para negociar. Preços e condições especiais é o que o possível cliente espera. Tenha “cartas na manga”. A promoção e condições não se limitam ao período da feira, pode ser que os possíveis clientes solicitem uma carta de intenções (acordo pré-venda), de forma a garantir  o preço e condições pós feira, por um prazo determinado. Ou seja, não espere vender só durante a feira, na maior parte dos casos se estabelece um contato inicial, podendo avançar para uma negociação, e o fechamento da venda em período posterior.

7. Material: Tenha sempre disponível material, no mínimo cartão de visitas. Parece muito óbvio, mas ocorre muitas vezes de uma pessoa visitar outros estandes, se encontrar com alguém no corredor, e aí... “Acabaram meus cartões... passa lá no meu estande...”. Aí já foi! Em relação à brindes, deve ser pensado na utilidade do mesmo para com o cliente/visitante, ou ainda, deve estar alinhado com o objetivo da sua participação na feira. Se a proposta é o lançamento de um novo produto, brindes estilizados com a imagem do produto podem ser interessantes, ou réplicas. Ou se o objetivo é divulgar a marca, a mesma pode estar estampada nos materiais. Se tiver apelo de sustentabilidade, é incabível ter muitos materiais. A dica é ter um suporte de consultoria de marketing (um dos nossos trabalhos), em conjunto com agência de propaganda especializada. Acredito numa proposta de materiais simples e úteis.

.

8. Agendamentos: Esteja disponível para agendar horários com clientes e demais visitantes. As pessoas que visitam a feira no modelo B2B, vem com objetivos definidos, não ficam passando de estande em estande, ainda mais se a feira for extensa. Já sabem quem vão visitar, com quem querem conversar, quais produtos querem ver... Então se agendar uma reunião, determine horário de início e fim, pois lembre-se que terá que atender outros clientes/visitantes depois.

9. Palestras / Eventos paralelos: É importante participar de palestras e eventos, pois podem trazer conhecimento e contatos, mas antes verifique o conteúdo e palestrante. Não é recomendável passar o dia todo em palestra, pois pode acontecer de você perder negócios em seu estande, por mais que tenha promotores te representando. Aproveitando, os promotores são para recepcionar os clientes no estande e fazer uma abordagem inicial. É necessário ter sempre representantes da empresa, para poder passar maiores detalhes técnicos e comerciais.

10. Monitoramento: Durante a feira, é importante que você tenha um controle, para poder avaliar posteriormente. Por exemplo, quantas pessoas visitam o estande diariamente? Das pessoas que visitam, quantas avançam para uma negociação? Quantos materiais são distribuídos? Quantos clientes atuais visitam o estande? Os contatos estão sendo armazenados? São muitos indicadores que podem ser monitorados. Tais indicadores devem estar alinhados com o que foi estabelecido no objetivo da feira (item 2).

11. Contatos: Lembre-se que estando numa feira, você também será abordado por outras empresas, até concorrentes, assim como da mesma forma que você vai agir. Demonstre receptividade e aproveite o momento, mesmo que o produto ofertado não venha de encontro à sua atividade. Encare como mais uma oportunidade de divulgar a sua empresa e coletar os dados de contato.

PÓS FEIRA 

Ufa, fim de feira, acabou o trabalho? Que nada, recém começou. Nessa etapa deve ser realizado a avaliação da participação, bem como a continuidade do trabalho junto aos contatos. Marca a continuidade do relacionamento com os possíveis clientes.

12. Organização dos contatos: Organize os contatos e faça uma listagem, aplicando filtros. Cuide bem a parte de cadastro desses contatos, alí pode estar o grande resultado da participação da feira. Cadastre todos, por isso é importante filtrar posteriormente, a fim de identificar quais são os contatos potenciais, que podem gerar negócios.

13. Agradecimento: Após os contatos estarem organizados e passados alguns dias pós feira, é importante enviar um e-mail ou mensagem de agradecimento pela pessoa ter visitado seu estande, ou ainda, de ter participado de alguma rodada de negócios com sua empresa, mesmo que não tenha tido sucesso. Essa ação de agradecimento vale para todos os contatos, pois ainda não é uma abordagem comercial. Pode-se preferir fazer contato por telefone para aqueles que podem tornar-se clientes potenciais, mas lembre-se que seus contatos recém retornaram da feira e ainda estão se organizando. Uma abordagem mais comercial imediatamente pós feira pode ser precipitada, a não ser que o cliente tenha demonstrado abertura.

14. Avaliação das metas: É o momento de comparar os resultados com o planejado. Os indicadores preenchidos na feira serão comparados com as metas estabelecidas, a fim de avaliar o desempenho. Pode-se também fazer uma pesquisa de satisfação quanto à receptividade no estande, a fim de saber como foi o atendimento, visto que nem sempre você esteve junto à equipe. Nessa etapa também é importante avaliar os gastos da feira, para fazer uma comparação “Orçado / Realizado”, e analisar as distorções.

15. Abordagem comercial: Nessa etapa é necessário retomar os contatos realizados na feira. De posse da listagem de contatos, direcione esforços para aqueles contatos que poderão ser possíveis clientes, que demonstraram mais interesse. É uma tarefa da área comercial em conjunto com os representantes, de fazer contato, agendar visitas e retornar negociações. Da mesma forma, esteja disponível para receber visitas de empresas que fizeram contato contigo.

São algumas dicas que podem promover melhores resultados na participação de feiras. Repito que feiras de negócios, principalmente de empresas para empresas, não tem a característica de ter retorno de investimento imediato, na própria feira. Caso você observar retorno a curto prazo, ótimo! Caso contrário, deve ser monitorado os negócios futuros. Quais clientes foram abertos com a feira e quais oportunidades foram aproveitadas?

Mas como mensurar o retorno financeiro de uma feira? Escrevi um artigo específico sobre o cálculo de retorno de feiras. Você pode ler clicando aqui.

Fabio Nepomoceno - Consultor de Finanças