A partir de 01 de julho entra em vigor o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, mais conhecido como eSocial, para empresas com faturamento inferior a 78 milhões de reais ano. Ou seja, para a maior parte das empresas do Brasil: as pequenas e médias.

O esocial é um ambiente digital de recepção de dados trabalhistas, previdenciários e tributários, permitindo o cruzamento de dados, bem como a eliminação gradual de inúmeras obrigações acessórias atreladas à contratação de colaboradores, sejam estes com vínculo empregatício ou não, estendendo inclusive aos sócios que recebem pro-labore. Ele foi implementado através do Decreto nº 8373/2014.

Na prática, é uma obrigação a ser cumprida pelas empresas, sendo que a comunicação dessas informações será compartilhada e cruzada entre empresas, órgãos e entidades do governo federal, entre eles Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), Ministério da Previdência Social (MPS), Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) e a Receita Federal.

O esocial substituirá o preenchimento e a entrega de formulários e declarações, eliminando a redundância nas informações prestadas por pessoas físicas e jurídicas. Pelo novo sistema, será possível reduzir tempo e custos da área contábil das empresas na execução de 15 obrigações. Ou seja, em vez de entregar várias obrigações trabalhistas, fica simplificado ao cumprimento somente do esocial. Apesar de reduzir a burocracia nas empresas, será necessário que as mesmas tenham um cadastro dos seus colaboradores totalmente atualizado, pois caso haver alguma divergência pode comprometer a entrega do documento.

Etapas

Para empresas que faturam mais que 78 milhões de reais, o esocial já é uma realidade, pois já teve início a implantação.

Para as pequenas e médias empresas, a primeira etapa da implantação do esocial terá início em julho, quando os empregadores deverão se cadastrar no novo sistema. Na segunda fase, de setembro a outubro, as empresas deverão enviar informações sobre seus funcionários, como admissões, afastamentos e demissões. Entre novembro e dezembro, a folha de pagamento dos empregados será obrigatoriamente gerada pelo novo sistema.

A partir de janeiro de 2019, a Guia de Informações à Previdência Social (GFIP) será substituída definitivamente pelo sistema eletrônico e possibilitará o cruzamento de dados dos empregadores com os do governo. Também no início do ano, as empresas deverão enviar as informações sobre a segurança e saúde dos funcionários.

Ou seja, a partir de 2019, todas as informações trabalhistas, como cálculos de folha de pagamento, rescisões, atestados, afastamentos, entre outros, serão comunicados praticamente de forma instantânea ao governo, através do envio para o ambiente do esocial, e esse atuará como um validador de cadastro e cálculos, onde permitirá a emissão de guias de impostos e contribuições relativo à parte trabalhista. A empresa que não se enquadrar com a nova rotina não poderá quitar suas obrigações trabalhistas.

Apesar de ser uma responsabilidade do setor de folha de pagamento da empresa, ou ainda do setor de RH (Recursos Humanos), ou pelo escritório contábil terceirizado da empresa, é importante descrever algumas práticas que até então pareciam normais, mas que a partir do esocial  terão que ser alteradas, mesmo que tais procedimentos já eram obrigatórios ou recomendados, mas que até então não era dado tanta importância.

Contratações e desligamentos

Até então, muitas empresas contratavam o empregado antes e dias depois providenciavam os documentos de admissão e solicitavam o registro com data retroativa. A partir do esocial, a empresa terá que fazer um procedimento de habilitação para recepção de um novo colaborador na empresa em até 30 dias antes da data em que pretende fechar a contratação. Caso realmente a empresa venha a contratar o empregado, deverá ser feito o cadastro do mesmo até o final do dia imediatamente anterior à contratação. Caso a contratação não se concretize, será preciso cancelar o processo no sistema.

Quanto às demissões, elas também precisarão ser informadas no eSocial. O prazo é de até 10 dias após a rescisão contratual, caso o aviso prévio tenha sido indenizado. Em casos de aviso prévio trabalhado, a empresa deverá cadastrar a informação no sistema até um dia depois da ocorrência do desligamento do colaborador.

Na prática, a empresa terá que passar as informações ao setor de folha de pagamento ou ao escritório contábil com antecedência. E contratar empregado sem antes ter os documentos, bem como não providenciar o exame médico, será praticamente impossível, apesar de que atualmente já vale essa regra, mas como as informações atuais são passadas posteriormente, até tinha alguma tolerância.

Folha de Pagamento

Com o eSocial, a folha de pagamento gerada pelas empresas passa a dar lugar à folha de pagamento digital. Com ela, os cálculos que antes eram feitos manualmente podem ser executados pelo sistema operacional, sendo esse um dos principais pontos positivos do eSocial para as organizações.

Assim como na folha tradicional, na nova folha de pagamento devem constar os diferentes registros financeiros dos colaboradores. Entre eles, o valor do salário, a bonificação e o valor de benefícios como vale-transporte, alimentação, INSS, entre outros.

Alterações salariais

Também será obrigatório prestar informações a respeito de alterações no salário dos colaboradores. O prazo é de até um dia depois de acontecerem. Além disso, será necessário determinar a data em que a modificação foi feita.

Essa medida deve ser feita sempre antes do envio dos próximos dados sobre a remuneração do colaborador. Isso impede que o sistema aponte erro no cadastramento das informações referentes à folha de pagamento.

Na prática, alterar o salário do funcionário e comunicar o escritório dias depois ou no mês seguinte não terá mais efeito. Será necessário avisar no dia ou um dia depois da decisão do aumento.

Jornada de trabalho

As empresas precisarão também enviar as informações essenciais de cada colaborador, tais como o valor de seu salário, sua função exercida dentro da companhia, entre outras. Havendo qualquer modificação em relação a elas, será necessário atualizar essas informações no sistema no momento em que as mudanças ocorrerem.

Questões como alterações de horário de trabalho, por exemplo, precisam ser informadas ainda que o trabalhador não esteja sujeito à marcação de ponto.

Essas são as principais alterações, mas tem muitas outras que estão mais ligados à parte técnica contábil. Em resumo, a empresa e o setor de folha de pagamento ou o escritório contábil, deverão estar alinhados de forma que a troca de informações e documentos da parte trabalhista sejam em período anterior às decisões, principalmente na admissão de empregados e alterações no contrato. Além disso, é necessário que a empresa tenha um cadastro completo de seus empregados e que implemente rotinas para que decisões da área trabalhista sejam comunicadas em tempo hábil para o escritório contábil ou responsável pela folha de pagamento. 

Busque mais informações com seu contador a fim de saber se há alguma pendência de documento ou informação por parte de sua empresa para se enquadrar no novo sistema. Mais detalhes pode ser visto em http://portal.esocial.gov.br/

Fabio Nepomoceno - Contador e Consultor em Finanças