As empresas industriais e comerciais que trabalham com variedade de produtos e mercadorias constantemente convivem com o dilema dos estoques. Se possuem muito estoque, correm o risco de deixar imobilizado boa parte do capital. Mas ao mesmo tempo, se deixarem faltar mercadorias/produtos, podem deixar de vender pela falta de itens.

Como diz o ditado, estoque é dinheiro parado, e em partes pode-se dizer que sim. Mas não significa que esteja certo ou errado, pois depende do negócio da empresa. Outro ditado é aquele que trata: "é bom liquidar estoque parado". Faz sentido para alguns negócios, porém para outros é importante ter opções para atender o cliente.

As empresas que tem um bom gerenciamento de estoques conseguem identificar quais grupos de itens ou quais itens tem um giro maior e quais são aqueles que merecem maior atenção, principalmente se o tempo de permanência nas prateleiras for alto.

Há empresas com determinados tipos de atividade em que ter estoque é o diferencial, pois oferecer opções ao cliente eleva a possibilidade de realizar a venda.  Ao mesmo tempo, deverá ser verificado se vale a pena deixar muito tempo parado, a espera de cliente. Como dimensionar essa equação, entre o que é necessário e o que é demais?

De início, é extremamente importante conhecer o mercado de atuação da empresa e o que realmente é necessário para atender esse mercado. Imagine você, consumidor, chegar numa loja de celulares e pedir por um modelo Top, que esteja procurando, e não ter na loja. Provavelmente ficará frustrado e a possibilidade de retornar àquela loja será quase nula.

Por outro lado, para o empresário da loja de celulares, de nada adianta ele manter em estoque modelos de celulares que estão ultrapassados, que não possuem mais mercado. Deverá fazer alguma ação promocional para “limpar as prateleiras”, pois o avanço da tecnologia deixou obsoleto os itens que o empresário tinha na loja.

A gestão de estoques é muito mais do que fazer controle de inventário. Gerenciar estoques passa pelo planejamento, controle e avaliação dos materiais, principalmente daqueles que a empresa produz e comercializa, mas também de materiais de uso e consumo. Como é um ativo da empresa, e em alguns casos representando boa parte do investimento, uma gestão eficiente potencializa a sustentabilidade do negócio.

De uma forma resumida, a boa administração dos estoques visa reduzir as perdas existentes, tanto em materiais como em dinheiro, identificar o que realmente é necessário para a empresa, identificar ainda o que está obsoleto, calcular o quanto custa comprar e manter o estoque, além de favorecer o processo de compras: o que, quando e quanto comprar.

Essa boa administração pode ser dividida em três etapas:

Planejamento

Consiste em realizar a previsão de compras e/ou produção, com base na previsão de vendas, ou seja, no plano da área comercial da empresa. A partir disso pode-se determinar estoque mínimo, máximo, quantidade necessária de encomenda, entre outros indicadores.

Deverá ser observado a sazonalidade nas vendas, bem como as relações com fatores externos. Um exemplo é comércio de vestuário, que está muito dependente de fatores climáticos (artigos de inverno, verão, meia estação, etc.). Ou uma indústria de chocolates, onde no período que antecede a páscoa, deve ter uma atenção maior aos estoques, ou ainda, lojas de brinquedos, em relação ao dia das crianças, natal, e assim por diante.

Para o planejamento de estoques, deve ser analisado as tendências e expectativas do mercado, mas com um olhar no histórico também, a fim de não superavaliar ou subavaliar as quantidades de itens. A medida que o conhecimento e experiência do empreendedor aumenta no ramo de atuação, o risco de errar essa conta reduz.

Também há os fatores internos: A estrutura da empresa estabelece um limite de produção ou de compra, seja pelo espaço físico, pelas pessoas destinadas a gerenciar o estoque ou pela disponibilidade de capital para investimento.

Controle

Controlar estoque está relacionado diretamente ao seu inventário. Se não mensuramos o que acontece com os itens de nossa empresa, não teremos condições de fazer análise e tomar decisões com menores riscos. Quando não mensuramos, não conseguimos gerenciar. Além do controle básico, é necessário saber a classificação dos itens ou grupos em ABC, ou seja, identificar ao menos três grupos de itens que mais representam em termos de movimento, geralmente classificados no grupo A os itens que representam 70% das saídas do estoque, o grupo B 20% e o grupo C 10%, para que a empresa tenha uma atenção diferente a cada grupo.

Nem sempre os itens que mais movimentam são os mais importantes. Há alguns tipos de produtos/mercadorias, que se for levado em conta a análise de movimento, talvez representem muito pouco pelas quantidades movimentadas (grupo C), mas são itens essenciais ao negócio, em que na falta deles, pode prejudicar a venda de outros itens.

Avaliação

De nada adianta ter planejado a compra ou produção dos itens, ter um controle rigoroso, mas não avaliar posteriormente. Essa etapa consiste em levantar informações como giro do estoque (por itens ou grupos), ou seja, quantas vezes o estoque girou em um determinado período. Pode-se avaliar ainda o custo médio dos itens, quanto custa manter um estoque, se é melhor compras várias vezes num ano, ou poucas vezes, entre outros fatores.

Em relação ao custo do estoque, é necessário identificar, além do quanto foi pago pela produção ou compra do item, o quanto custa para manter o estoque e o custo de capital. Se a empresa tem uma estrutura robusta, com funcionários dedicados exclusivamente para cuidar da armazenagem, e ainda equipamentos utilizados para movimentar produtos/mecadorias, tem que ser considerado como custo de manutenção de estoques. Em relação ao custo de capital, esse é em relação ao valor investido. Quanto se ganharia em outra opção de investimento o valor investido em estoque, se não fosse investido alí? Ou ainda, o quanto está se pagando de juros para investir no estoque?

A avaliação dos estoques fornecerá informações para que a empresa possa começar novamente o planejamento para um próximo ciclo e assim sucessivamente.

Mas então, ter muito estoque ou pouco?

Não há resposta padrão para essa pergunta, pois depende do cumprimento dessas três etapas que comentei. Se o modelo de negócio da empresa exige que tenha disponibilidade de itens aos clientes, o empreendedor deverá pré dispor-se a investir capital para ter um estoque que atenda as necessidades do mercado.

Para as situações de estoque alto, seja devido à compras equivocadas, ou produtos/mercadorias ultrapassados, que não tem mais mercado, deve ser liquidado, mesmo que a empresa comprometa sua margem. Afinal, de nada adianta a empresa tomar recursos em bancos, pagando juros, para manter um estoque parado. É preferível perder no valor da venda, do que pagar os juros de empréstimos.

A empresa até pode ter um capital para manter os estoques parados por um tempo, mas é importante que seja definido um período limite que será esperado o retorno, e que ainda seja uma ação consciente do empreendedor.

São algumas reflexões acerca do tema estoques, que é amplo e relevante para a gestão das empresas comerciais e industriais. O gerenciamento correto depende  do planejamento, passando pelo controle dos itens e avaliação, envolvendo técnicas e fórmulas. Em suma, a gestão de estoques envolve muito mais do que um simples controle, e dependendo de cada atividade e do mercado que faz parte, terá estratégia diferente para gerir os materiais.

Fabio Nepomoceno - Contador e Consultor em Finanças