Para quem tem empreendimento industrial ou prestador de serviços, torna-se relevante saber identificar e calcular o quanto que se aproveita da mão-de-obra disponível na empresa, principalmente para os colaboradores que estão ocupados em linha de produção, ou aqueles que estão na linha de frente dos serviços que são cobrados pela empresa.

No nosso dia a dia costumamos dizer que trabalhamos cerca de 8 horas, sendo que quem trabalha por conta provavelmente tenha uma carga de trabalho maior. Mas em nossa carga horária, quanto que realmente são horas úteis para a nossa atividade? Conseguimos cobrar todo esse tempo de trabalho?

É praticamente normal que durante nossa rotina de trabalho, tenhamos momentos de pausa e descanso, incluindo o cafezinho, além de realizar atividades que não promovem renda imediata ou direta, como prospectar e atender clientes, ler e-mails, visitar feiras, contatar fornecedores, atender vendedores, realizar telefonemas, ajudar algum colega, realizar capacitação, reunião com equipe, enfim, atividades que fazem parte da profissão ou da nossa ocupação, mas que não necessariamente conseguimos cobrar como hora produtiva.

Apesar disso são atividades importantes, que de alguma forma trará impacto positivo para nosso desempenho e o da empresa, considerando que reuniões “produtivas”, contatos com clientes, capacitação, até períodos de descanso atuem de forma indireta para que tenhamos condições de fechar negócios, resultando numa maior carga de trabalho produtiva no futuro, e por consequência faturamento para nossa atividade ou para a empresa.

Em pequenos empreendimentos, onde os proprietários e um número pequeno de colaboradores atuam em várias áreas da empresa, é comum nos depararmos com situações onde os proprietários, durante o dia realizam muitas atividades auxiliares, e atuam na sua atividade produtiva após horário normal de trabalho, realizando uma carga de horário maior, e muitas vezes não se remunerando por essa situação.

Para quem possui o negócio próprio e conta com estrutura pequena, é muito comum ter esse tipo de situação, onde os proprietários trabalham muito mais tempo, para poder atender os pedidos, ou para resolver algum problema de cliente. Contudo, muito trabalho não significa muito dinheiro.

Para quem atua na atividade industrial ou de prestação de serviço, quando da formação do preço do produto ou serviço, é necessário saber o quanto cobrar, para que fique um preço justo, cobrindo todos os custos, despesas e com margem de lucro, mas que ao mesmo tempo fique competitivo. Para esse cálculo, é imprescindível identificar tempo de produção, no caso de indústria, ou o tempo despendido na prestação de serviço.

Qual a referência de horas trabalhadas?

A CLT (Consolidação das Leis do trabalho) normatiza que o regime de trabalho semanal máximo é de 44 horas, sendo a carga horária mais utilizada. Essas 44 horas, se divididas de segunda a sexta, representam 8:48 hs por dia, ou 7:20 hs de segunda a sábado. 

Se tomarmos a jornada diária (8:48 hs) e multiplicarmos por uma média de 20 dias úteis (seg a sex) ou ainda pegarmos a jornada de 7:20 hs e multiplicarmos por 24 dias úteis (seg a sáb), pode-se apurar que no período de um mês tem-se cerca de 176 horas disponíveis. 

E aqui vale um lembrete: não é considerado 220 horas, como aparece no recibo de pagamento, isso porque essa diferença trata-se do repouso remunerado (geralmente o domingo). É pago o repouso, mas o colaborador não está na empresa. Deve ser considerado o tempo que o colaborador está disponível para o trabalho. 

Mas desse tempo disponível mensal (176 hs), será que ele é todo aproveitado?

Obviamente que não. E mesmo que aproveitasse todo o tempo, provavelmente o stress e fadiga seriam superiores ao resultado que traria. Talvez um robô possa aproveitar todo o tempo disponível, mas o ser humano não.

A ociosidade das pessoas nas organizações, que é a diferença do tempo disponível para o tempo produtivo, está relacionada à vários fatores. Desde a deficiência na gestão, que não esclarece o que realmente a pessoa deve fazer, com falta de metas, passando pela desorganização de ferramentas de trabalho, layout mau planejado da área fabril (pessoas atravessando a fábrica para entregar e pegar produtos), e ainda considerando atividades não produtivas, como alcançar materiais, ajudar a carregar/descarregar produtos, atender clientes, idas no banheiro, intervalo de lanche, cafezinho, problemas com máquina, e-mais urgentes, entre tantas outras dispersões.

Um outro fator que promove a ociosidade é a falta ou baixa de pedidos, ou pouca demanda dos serviços. Uma vez que o ritmo de pedidos e a pressão por resultados é menor, a tendência é que as pessoas trabalhem também num ritmo menor, ou seja, “distribuam” suas tarefas durante o dia.

Como calcular o aproveitamento das horas?

A forma mais comum de saber o tempo produtivo de uma pessoa é mensurá-lo, através de cronometragem, ou ainda quantidade de peças produzidas por minuto, hora, ou serviços prestados, atendimento de pessoas por hora, por dia, etc.. O controle pode ser realizado manualmente, por sistema informatizado, e até utilizando-se automação.

Não é uma prática muito comum para pequenas e médias empresas realizar o controle das horas produtivas. Muito é devido pela deficiente estrutura que dispõe, ou simplesmente por desconhecimento, ou ainda não ser uma prioridade da empresa.

Para quem atua por conta própria, é interessante determinar quanto do tempo diário será destinado para a atividade principal, ou pelo menos fazer um planejamento. Quanto do tempo diário ou semanal será destinado a realizar atividades auxiliares, como prospectar clientes, ver e-mails, realizar reuniões, entre outras?

Então quanto determinar de aproveitamento?

Tal resposta dependerá muito do setor de atividade da empresa e da própria atividade de cada pessoa. Numa atividade industrial, pela experiência de já ter visitado muitas empresas, vejo que um aproveitamento normal do trabalho ficaria em cerca de 70% do tempo. Ou seja, das 8:48 hs por dia, se aproveitaria cerca de 6:10 hs como hora produtiva. Ou ainda se for 7:20 hs por dia, se aproveitaria cerca de 5:08 hs por dia. Se calculado por mês, das 176 horas disponíveis, teria um aproveitamento de 123:12 hs.

Ao mesmo tempo em que também já observei tempo produtivo menor, ficando em cerca de 50% a 60% do tempo disponível, o que eu considerado baixa produtividade. Também já ouvi relatos (e não comprovado) de empresários que informaram que a produtividade chegava a ser de 90% a 95%. Mas prefiro colocar que uma ótima produtividade poderia chegar a 85% do tempo disponível (Mas são raras exceções).

Como calcular o valor hora, com base no tempo produtivo?

Diante do número de horas produtivas, torna-se relevante calcular o valor da hora da pessoa. Tomando como exemplo um colaborador que seja remunerado com R$ 2.000,00 por mês, para uma jornada mensal de 44 horas semanais, em seu recibo de pagamento constará um valor hora de cerca de R$ 9,09.

Mas não é esse o valor da hora dele, pois nesse cálculo está incluso o repouso e não está sendo considerado a ociosidade. Considerando que esse colaborador tenha um aproveitamento de 70% do tempo, das 176 horas disponíveis no mês, seriam aproveitadas então 123:12 hs (176 h x 70%).

Considerando tal produtividade, se tomarmos o valor da remuneração mensal e dividirmos pelas 123:12 hs (transformado em hora de 100 min, seria 123,20), o colaborador custaria por hora R$ 16,23 (2.000,00 / 123,20).

Com base nesses cálculos, quanto maior for o tempo produtivo, menor será o custo da hora. E o valor hora no recibo de pagamento é simplesmente para calcular o quanto pagar para ele, não tem relação com o custo hora produtivo.

Caso você tenha condições de mensurar o tempo produtivo de sua equipe, é interessante colocar para as pessoas que mensurar o tempo é útil para cálculo de custos e formação do preço, a fim de não se passar a idéia de "caça às bruxas", ou seja, de ver quem está com produtividade melhor ou pior. Além disso, faça um levantamento de atividades que não estão gerando renda e nem expectativas de negócios, de forma a reduzir ou eliminar da rotina. Também é interessante refletir sobre o que pode ser automatizado em termos de processos, para que as pessoas tenham em sua rotina atividades mais produtivas, que gerem renda.

Fabio Nepomoceno - Contador e Consultor em Finanças