Dias atrás fui atender um cliente de consultoria, onde no primeiro encontro ele já me antecipou: “Tenho os controles financeiros em dia da minha empresa, mas continuo não sabendo as causas da dificuldade financeira”. Num primeiro momento pensei até que os controles existentes da empresa estariam incompletos ou até que o cliente fez o comentário para que eu não olhasse a qualidade dos controles e já tratasse o problema por outro caminho.

Mas não tem como combater dificuldades financeiras sem saber o que está acontecendo, ou seja, sem saber como estão os números da empresa. Para minha surpresa, quando verifiquei o controle financeiro desse cliente, que era simplesmente um livro caixa, o saldo de caixa e bancos do controle estava correspondendo ao real e os lançamentos estavam atualizados. Infelizmente nos surpreendemos com algo tão simples, mas que em pequenas empresas é difícil de encontrar uma situação assim.

Porém nada adianta ter um controle atualizado, se ele não está preparado para gerar informações úteis. Analisando e questionando o empresário, comecei a entender as razões da dificuldade. O controle consistia basicamente num caixa da empresa, onde era lançado as entradas e saídas, ordenadas por data, mas sem alguma classificação. Então quando se desejava saber o quanto foi pago de fornecedores, a assistente financeira tinha que identificar todos os lançamentos de fornecedores, para que somasse e chegasse ao resultado. E ainda se quisesse saber, por exemplo, quanto que os sócios retiravam, teria que identificar os lançamentos e somar, e assim por diante. As entradas de caixa também eram lançadas sem classificação, onde para saber o quanto que era recebido de determinado cliente num mês, teria que fazer uma soma manual. Além disso, o caixa era lançado somente quando era realizado o pagamento ou recebimento, não tinha uma previsão de entradas e saídas no mês.

As contas a pagar eram arquivadas numa pasta, no formato físico, e diariamente verificava-se a pasta para identificar as contas que venceriam no dia. As contas a receber eram controladas pela cobrança do banco, não possuindo um controle interno. Em resumo, a empresa só controlava seu saldo de caixa, mas não tinha totalizadores e nem previsões futuras de fluxo de caixa. A previsão futura consistia num somatório de contas a pagar e a receber, com base nos documentos que estavam na pasta. E se não tivesse recebido algum boleto para pagamento, não entrava na conta... Imagine as diferenças de previsão de caixa...

Relato essa pequena história, que é uma das que acontecem nas empresas, para ilustrar a importância de ter um controle eficiente na parte financeira. Mas não somente o controle, e sim saber entender o que é necessário ter de relatórios. Dizer que tem controle financeiro somente para digitar dados, sem analisar e comparar, de nada serve. Mesmo que tenha um sistema sofisticado, ou uma “super planilha de excel”, se não tiver alguém que faça uma análise das informações, pelo menos mensalmente, e possa comparar com o mercado, ou com o próprio histórico da empresa, é mais um relatório armazenado no sistema.

Tem ainda a situação de empresas que possuem sistema de gestão empresarial, que em alguns casos pagaram caro pela aquisição, além da manutenção mensal, e utilizam menos da metade dos recursos que o sistema dispõe. É um conjunto de desperdício de recursos financeiros e de tempo, pois o que poderia ser realizado em sistema, é feito através de planilhas ou até de forma manual. Pior ainda quando tem retrabalho, de passar para o sistema e depois para uma planilha...

Na maior parte dos casos, os empresários têm medo ou receio de que, informando tudo em sistema, corre-se o risco do fisco identificar e cruzar os dados com as informações declaradas, ou “oficiais”. Acredito que as empresas têm um risco imensamente maior na movimentação de cartões de crédito, movimentações em contas bancárias, notas fiscais de compra e venda, cruzamento de valores da declaração de imposto de renda, entre tantas outras situações que o governo pode identificar irregularidades, do que simplesmente a remota possibilidade do fisco vir a visitar a empresa e fiscalizar o sistema de gestão.

Mas afinal, o que tenho que controlar na parte financeira?

Já escrevi artigos anteriores sobre controles financeiros, e não vou ser repetitivo sobre os tipos de controle existentes. Mas é importante lembrar que uma empresa deve saber a evolução das suas vendas, a sua margem bruta, o seu lucro líquido e a previsão de caixa (fluxo de caixa futuro). E complementando com tais informações, teria ainda as metas de receitas e gastos.

Mas essas são informações muito básicas, podendo ser estendido para outros indicadores de perfomance. Atualmente é impossível imaginar alguma empresa que não saiba identificar o quanto fatura (vende), o quanto lucra e ainda o quanto tem a pagar e a receber para os próximos 30 dias.

Um controle financeiro em planilha eletrônica, ou ainda em um super sistema, não salvará a empresa de problemas financeiros, mas a análise das informações financeiras geradas por essas ferramentas servirão de apoio para identificar as causas dos problemas e estabelecer alternativas. Tal análise demanda pelo menos uma parada no mês para olhar os números, conhecer os significados, estabelecer relações, e principalmente, tomar ações preventivas ou corretivas. O financeiro vai muito além de digitar entradas e saídas: ele passa pela análise, gerenciamento e principalmente, negociações para uso dos recursos financeiros, tanto com partes internas e/ou externas da empresa.

E você, analisa mensalmente os números de sua empresa? Estabelece metas de gastos e de faturamento? Acompanha essas metas durante o mês? Como estará o fluxo de caixa da sua empresa para os próximos 15 dias, vai faltar ou sobrar dinheiro? Se faltar, buscará de que forma? Se sobrar, vai aplicar ou aproveitar para barganhar algum desconto? Essas são algumas de muitas perguntas que o financeiro deve ter pronta resposta.

Fabio Nepomoceno - Contador e Consultor em Finanças