Dando sequência ao tema feiras de negócios, onde no artigo anterior escrevi sobre dicas de melhor aproveitamento para quem expõe, vamos tratar agora sobre como calcular se a feira foi ou será viável economicamente. Se você não leu o artigo anterior, clique aqui para acessar.

No final desse artigo tem o atalho para você poder receber a planilha de auxílio para esse cálculo, mas é interessante você ler o artigo para alinhar o conhecimento sobre alguns conceitos.

Primeiramente é necessário dividirmos os tipos de gastos que uma empresa tem, ao expor em feira de negócios. Basicamente podemos elencar em investimentos e despesas.

1. Investimentos: Referem-se à valores gastos para compra do espaço/estande, incluindo seu projeto arquitetônico, além do valor gasto em materiais específicos para feira, como material promocional, brindes, algum equipamento específico para ser usado na feira, entre outros. Pode ser considerado investimento todos os gastos realizados até o início da feira, com o objetivo de se estabelecer. Já os gastos que ocorrerem durante a feira são classificados como despesas, conforme tópico seguinte. Ainda em relação à investimentos, pode ser considerado o custo de oportunidade ou custo de capital, que seria o quanto se ganharia com o valor investido, se não fosse aplicado na feira, ou ainda qual o custo de captação do dinheiro para ser investido.

Um exemplo: Se o total do investimento na feira for de R$ 30.000,00, a empresa pode considerar 1% a.m. de custo de oportunidade, visto que se for aplicado esse mesmo valor em renda fixa, renderia cerca de 0,7% a.m. Nesse exemplo foi considerado uma taxa mensal, mas deverá ser transformado para o período da feira, ou ainda, para o período esperado de retorno da feira.

Portanto, incluindo o custo de oportunidade de 1% a.m., o total investido passaria para R$ 30.300,00 (R$ 30.000,00 + 1%).

2. Despesas: Após realizado o investimento para se estabelecer numa feira de negócios, a empresa começa a ter as despesas. Os exemplos mais comuns são: viagens e apoio à representantes, contratação de pessoal de feira e treinamento, alimentação e hospedagem na feira, locação de máquinas e equipamentos durante o período, seguros contratados durante o período, entre outros. Deve ser estabelecido como despesa os gastos que ocorrem durante o evento. Se for uma feira de negócios ao consumidor, com pronta entrega, também deve ser considerado despesas de embalagens e frete de entrega.

O cálculo de retorno da feira se dá basicamente pela apuração do valor das vendas realizadas durante o evento, para os casos de feiras à consumidor, ou seja, feiras de pronta entrega, de exposições (modelo B2C). Porém, não se pode simplesmente pegar o valor da venda e comparar. É necessário identificar qual a margem média bruta que a empresa pratica para os produtos alvo de comercialização.

Margem bruta ou resultado bruto pode ser considerado o quanto sobra das vendas para cobrir as despesas.

Envolve a seguinte fórmula:

Vendas

(-) Impostos sobre vendas

(-) Comissões / royalties

(-) Fretes sobre vendas

(-) Custo de produzir ou custo de adquirir o produto

(=) Margem bruta

Se por exemplo a empresa faz a venda de um produto por R$ 90,00, e após calcular o quanto gerou de imposto, comissões, fretes, custo de produzir ou de adquirir, sobrar R$ 30,00, significa que a margem bruta média é de 33,33% (30,00 / 90,00 x 100) sobre as vendas. É sobre esse percentual que deve ser calculado o retorno da feira, e não sobre o faturamento bruto.

Esse exemplo foi de um produto, mas como as empresas tem diversos itens numa feira, é necessário fazer o cálculo médio.

Utilizando o exemplo de margem de 33,33%, se a empresa faturou numa feira R$ 120.000,00, e teve como investimento R$ 30.000,00, com custo de oportunidade de 1% a.m., e mais despesas de feira na ordem de R$ 5.000,00, o cálculo da viabilidade econômica pode ser feito dessa forma:

Investimento na feira: R$ 30.000,00

Custo de oportunidade de 1% a.m. = R$ 30.000 x 1% = R$ 300,00

Total de investimento com custo de oportunidade = R$ 30.300,00

Vendas da feira = R$ 120.000,00

(x) margem média bruta de 33,33% = R$ 39.996,00

(-) despesas da feira = R$ 5.000,00

(=) sobra da feira = R$ 34.996,00

A sobra da feira foi suficiente para cobrir o investimento (R$ 30.300,00) e ainda sobrou R$ 4.696,00

Nesse exemplo, além de ter pago todos os gastos da feira, resultou num valor agregado de 15,50% sobre o valor investido (R$ 4.696,00 / R$ 30.300,00 x 100).

Caso fosse considerado somente o faturamento, poderíamos ter uma interpretação errada, que se tivesse um faturamento de R$ 50.000,00 seria suficiente, visto que os gastos totais foram de R$ 35.300,00. Mas o cálculo não deve ser feito dessa forma.

Sabendo o total gasto (investimentos e despesas) e a margem bruta média, ainda é possível identificar qual o faturamento necessário para ter na feira, ou o faturamento incremental a partir dela, para o ponto de empate (ponto de equilíbrio). Temos a seguinte fórmula:

(valor investido + custo de capital+despesas da feira) / margem bruta média.

Seguindo o exemplo anterior:

(R$ 30.000 + R$ 300,00 + R$ 5.000,00) / 0,3333 = R$ 105.910,59

Significa que a empresa deve faturar ao mínimo R$ 105.910,59 para viabilizar o investimento e despesa com a referida feira.

É fato que esse cálculo é muito válido para feiras e exposições ao consumidor final, onde busca-se tirar o retorno da feira no próprio evento. Para feiras entre empresas (B2B), pode ser considerado o mesmo método, porém deve-se utilizar expectativa de vendas futuras, visto que o retorno poderá ser evidenciado a médio e longo prazo. Para isso, tem que ser mapeado as vendas posteriores para os clientes abertos no evento, bem como o acréscimo de vendas para os atuais clientes, motivados pelo trabalho realizado em feira.

Esse é um cálculo simples de retorno, podendo ser mais detalhado conforme a necessidade da empresa. Pode ser utilizado fluxo de caixa descontado e até cálculo por índice de lucratividade líquida.

O presente cálculo auxilia a identificar o quanto a empresa necessita vender para cobrir todos os gastos de uma feira. Preparei uma planilha de auxílio para esse cálculo, onde você pode clicar aqui, se cadastrar e após receberá por e-mail.

Fabio Nepomoceno - Consultor de Finanças